Rekisterin Pitäjä
Studio Boom Oy (Jäljempänä Studio Boom)
Y-tunnus 3426470–9
Paukkutie 4, 10470 Fiskars
Rekisteriasioita hoitava henkilö
Hanna Lehtilä hanna@studioboom.fi
Rekisterin nimi
Studio Boom Oy:n asiakkuuksien hallintarekisteri.
Asiakastietojen käsittelyn tarkoitukset ja peruste
Asiakkuuksien hallintarekisterin tietoja käytetään:
– asiakassuhteiden ylläpitämiseen, hoitamiseen ja kehittämiseen
– toimeksiantojen toteuttamiseen ja rekisteröintiin
– projektihallinnon ylläpitämiseen ja kehittämiseen
– konsulttitoimiston palvelujen myyntiin ja markkinointiin
– yleiseen asiakkaille tiedottamiseen
Asiakkuuksien hallintarekisterin tietoja saa käyttää vain siihen käyttötarkoitukseen, joka sille on määritelty. Tietoja voidaan käyttää kuitenkin rekisterinpitäjän muissa omissa rekistereissä sekä oman toiminnan suunnittelu- ja tilastointitarpeisiin.
Rekisteröidyt
– Henkilöt tai yritykset, joilla on asiakassuhde rekisterinpitäjään.
– Henkilöt tai yritykset, joilla on ollut asiakassuhde rekisterinpitäjään.
– Yksityiset elinkeinoharjoittajat ja yhteisöt, joilla on liittymä asiakassuhteeseen.
– Henkilöt tai yritykset, jotka ovat muodostaneet asiakassuhteen rekisterinpitäjään joko tilaamalla yrityksen palveluita, rekisteröitymällä asiakkaaksi, tilaamalla uutiskirjeen tai pyytäneet yhteydenottoa.
Rekisterin tietosisältö
Henkilötiedot:
– Henkilön etu- ja sukunimi
– Osoitetiedot, sekä niiden koordinaatit
– Sähköpostiosoite
– Puhelinnumero
– Yhteyshenkilö
– Asiakasnumero
– IP-osoite
– Asiakkaan tunnistamiseen liittyvät tiedot (esim. salasana, selaimen tunniste ym.)
– Asiakkaan mahdollisesti tallentamat maksuvälinetiedot
– Suoramarkkinointilupa- tai kielto
Laskutustiedot:
– Laskutusosoite
– Asiakkaan maksuhistoria
– Tilaustiedot:
– Tilatut palvelut ja lisäpalvelut
– Tilauksen ajankohta ja kesto
– Tilauksen toistuvuus ja siihen liittyvät tiedot
– Palvelun suoritusosoite
– Asiakkaan mahdollisesti antamat tilauksen lisätiedot
– Asiakkaan mahdollisesti antamat tiedot lemmikeistä ja lapsista
– Hinnoittelutiedot
– Maksutapatiedot
– Tilauksen vastaanottanut palveluntuottaja
– Palveluntuottajan jättämät, tilauksen suorittamiseen liittyvät kommentit
– Asiakkaan antamat arviot suoritetusta palvelusta
Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakkaaseen liittyviä tietoja kerätään ensisijaisesti asiakkaalta itseltään rekisteröitymisen, arvontaan osallistumisen, internetpalvelun ajanvarauksen, tilauksen tekemisen sekä asiakaspalvelutilanteiden yhteydessä. Asiakkaasta kerääntyy myös tietoja palveluiden käytön yhteydessä. Tällaisia tietoja ovat muun muassa tilaukseen johtaneet sivusiirtymät sekä lisätietoselvitykset.
Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös maksullisista osoiterekistereistä ja muista vastaavista rekistereistä, kuten yritysrekistereistä tai maksuttomasti saatavista yleisistä tietolähteistä, kuten internet.
Evästeet
Studio Boom voi käyttää sivustollaan evästeitä (cookies) tilauspalvelun toteuttamiseksi. Evästeiden pääasiallinen käyttötarkoitus on pitää käyttäjä tunnistettuna sivulatauksien välillä. Evästeitä käytetään myös palvelun laadun ja toiminnallisuuksien kehittämiseen, analytiikkadatan keräämiseen sekä markkinointia varten.
Kehitämme myös aktiivisesti palveluamme. Jotkin kehittämisen prosessit vaativat evästeiden tallentamisen selaimeen, jotta voimme arvioida sivustollemme tehtyjen muutosten vaikutusta asiakkaisiimme. Käyttäjä voi estää kokonaan tai osittain (esimerkiksi kolmannen osapuolen evästeet) evästeiden tallentamisen koneelleen selaimen tietosuoja-asetuksista. Toimiakseen oikein, palvelu kuitenkin edellyttää ainakin käytettävän palvelun evästeiden hyväksymisen.
Rekisterin suojaus
Rekisteri on suojattu tarkoituksenmukaisin teknisin- ja hallinnollisin keinoin. Henkilötietoja käsittelevät vain Studio Boomin erikseen määrittämät henkilöt tai työntekijät omassa työssään. Järjestelmään pääsy on rajattu ja rekisteri suojattu pääsyn hallinnalla.
Suostumukset ja kiellot
Asiakas voi kieltää tietojensa käyttämisen suoramarkkinointiin ilmoittamalla siitä yhteyshenkilölleen. Mikäli asiakas kieltää tietojen käyttämisen suoramarkkinointiin lähetetään hänelle vain asiakassuhdeviestintää.
Henkilötietojen luovuttaminen kolmansille osapuolille
Rekisterinpitäjä ei lähtökohtaisesti luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille. Niitä voidaan kuitenkin luovuttaa yhteistyökumppaneille huomioiden tietosuojaa koskevan lainsäädännön vaatimukset.
Tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n alueen tai ETA-alueen ulkopuolelle. Mahdollinen tietojen siirto EU:n alueen tai ETA-alueen ulkopuolella tapahtuu käyttäen lainmukaisia siirtoperusteita.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään, kunnes niiden säilyttämisen peruste päättyy. Sopimuksen päättymisen jälkeen säilytämme henkilötietoja kaksi vuotta mahdollisten epäselvien tilanteiden varalta. Arvontojen kautta tulleita henkilötietoja säilytämme yhden vuoden, paitsi mikäli Asiakas on ilmaissut halunsa saada Rekisterinpitäjän uutiskirjeitä tai suoramarkkinointiviestintää.
Henkilötietojen suojauksen periaatteet
Henkilötietojen suojauksessa käytetään sekä teknisiä että työnjohdollisia keinoja. Henkilötietoihin on pääsy ainoastaan henkilöillä, joilla on työnsä tai toimensa puolesta perusteltu syy käsitellä tietoja. Kaikkia työntekijöitämme velvoittaa asianmukainen salassapitosopimus. Yhteistyökumppanimme, jotka käsittelevät henkilötietoja meidän lukuumme, ovat työntekijöineen vastaavien salassapitosopimusten velvoittamia. Kumppanien valintaan kuuluu tarkka tietosuoja-arviointi. Kolmas osapuoli sitoutuu aina sääntelyn mukaiseen turvalliseen tietojen käsittelyyn. Sovimme käsittelystä kirjallisesti kunkin yhteistyökumppanimme kanssa.
Emme luovuta palveluumme tallennettua asiakirjasisältöä tai niihin liittyviä henkilötietoja ulkopuolisille kuin lain vaatiessa. Tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n alueen tai ETA-alueen ulkopuolelle. Mahdollinen tietojen siirto EU:n alueen tai ETA-alueen ulkopuolella tapahtuu käyttäen lainmukaisia siirtoperusteita.
Käyttöoikeushallinnan keinoin varmennetaan, että henkilötietoja voivat käsitellä vain siihen oikeutetut henkilöt. Rekisteriä ylläpidetään teknisesti suojatussa tietoverkossa. Fyysiset asiakirja-aineistot säilytetään lukitussa tilassa.
Tarkastusoikeus
Asiakkaalla on henkilötietolain (Henkilötietolaki 26 §) nojalla oikeus tarkistaa maksuttomasti kerran vuodessa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu rekisteriin.
Vapaamuotoinen pyyntö tulee lähettää kirjallisesti allekirjoitettuna yllä mainitulle rekisteriasioita hoitavalle henkilölle. Pyynnössä tulee mainita tarvittavat tunnistetiedot, jotta tietojen hakeminen järjestelmästä on mahdollista. Tällaisia tietoja ovat nimi, sähköpostiosoite ja osoite. Tarvitsemme myös tiedon siitä, sallitko tietojen toimittamisen sähköpostilla.
Studio Boom lähettää tiedot vain asiakastietoihin tallennettuun osoitteeseen tai sähköpostiosoitteeseen.
Oikeus tiedon korjaamiseen
Asiakas voi toimittaa vapaamuotoisen korjauspyynnön yllä mainitulle rekisteriasioita hoitavalle henkilölle. Pyynnössä tulee mainita myös edellisessä kappaleessa mainitut tunnistetiedot.
Päivitetty 15.4.2024